Charte de protection des données et Avis de confidentialité de Valeo

Principes généraux de la politique de Valeo en matière de protection des données
Avis de confidentialité de Valeo

1. Qui sommes-nous?
2. Quelles informations recueillons-nous?
3. Comment collectons-nous vos données à caractère personnel?
4. Qui reçoit vos données à caractère personnel?
5. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?
6. Comment utilisons-nous vos données à caractère personnel?
7. Quel est le cadre juridique qui nous permet de traiter vos données à caractère personnel?
8. Comment partageons-nous vos données à caractère personnel?
9. Comment assurons-nous la sécurité de vos données à caractère personnel?
10. Vos droits en matière de données à caractère personnel
11. Comment nous contacter ?
12. Mise à jour de l’avis de confidentialité

Principes généraux de la politique de Valeo en matière de protection des données

En tant qu’entreprise multinationale du secteur de l’automobile, Valeo entretient continuellement des relations avec des clients, fournisseurs, clients potentiels, employés, candidats, étudiants et autres parties prenantes. À des fins purement commerciales, Valeo doit parfois recueillir, conserver et utiliser certaines données à caractère personnel les concernant.

Valeo développe également des produits susceptibles de recueillir, d’utiliser et de transférer des données à caractère personnel (conducteurs, passagers, piétons...). En de très rares occasions, Valeo peut également agir en tant que sous-traitant.

Dans tous les cas, Valeo s’engage à traiter vos données à caractère personnel conformément aux réglementations applicables en matière de protection des données, notamment le nouveau Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), et à respecter les droits des personnes concernées.

Valeo a pour politique d’appliquer au recueil de données à caractère personnel une méthode juste, légale et transparente ; d’utiliser lesdites données uniquement dans un but légitime ; de mettre en œuvre des mesures visant à protéger leur intégrité ; de ne pas les conserver plus longtemps que nécessaire ; et d’apporter son soutien aux personnes concernées souhaitant exercer leurs droits à cet égard.

Lorsque Valeo doit sous-traiter le traitement de données à caractère personnel appartenant à des citoyens européens et/ou transférer ce type de données en dehors de l’Union européenne, les sous- traitants choisis doivent respecter les lois applicables ainsi que les instructions et dispositions contractuelles de Valeo en matière de protection des données. Les exigences de Valeo concernant les questions de violation des données, les droits des personnes concernées et la gestion de leurs réclamations, et l’interdiction de recourir à des sous-traitants non approuvés doivent notamment être respectées. Si la loi l'exige, des clauses contractuelles relatives aux transferts internationaux sont également signées.

Afin de garantir le bon développement et la sécurité de ses produits, les prototypes de Valeo doivent être testés au moment de leur conception. Dans certains cas, ces tests et essais doivent être réalisés en conditions réelles. Des données concernant des conducteurs, passagers et piétons doivent alors être recueillies. Ces données sont recueillies, analysées et utilisées dans le seul but de réaliser ces tests en lien avec la technologie en cours de développement et dans un cadre particulier de protection des données visant à protéger les personnes concernées.

Les engagements décrits ci-dessus sont appuyés par le Programme de conformité de Valeo en matière de protection des données, lequel regroupe nombre de politiques, de procédures, d’outils, de formulaires et de clauses contractuelles, ainsi qu’un programme de formation et de sensibilisation détaillé. Le système d'alerte de Valeo est également accessible à toute personne ayant des raisons de croire que le Programme de conformité de Valeo en matière de protection des données n’est pas respecté ou souhaitant signaler d’éventuelles dispositions de ce programme contraires à la loi.

Vous pouvez contacter notre déléguée mondiale à la protection des données pour toute demande, question ou réclamation à l’adresse suivante :
Dpo.external@valeo.com.
 

Avis de confidentialité de Valeo

Le présent avis a pour but d’informer les parties prenantes et partenaires commerciaux de Valeo de son approche globale des questions de protection des données. Il contient des informations sur leurs droits et sur la façon dont leurs données à caractère personnel sont traitées et protégées.

Le présent avis s’applique en particulier aux données recueillies dans le cadre de nos relations contractuelles ou précontractuelles, de notre processus de recrutement ou des phases d’essai et de test de nos nouveaux produits.

1. Qui sommes-nous ?

Valeo est une entreprise multinationale présente dans 30 pays.

Mme Catherine Delhaye est la déléguée mondiale à la protection des données de Valeo. Elle travaille au siège, à Paris, et peut être contactée à l’adresse suivante :

Valeo Management Services 
43, rue Bayen
75848 Paris Cedex France
dpo.external@valeo.com

2. Quelles informations recueillons-nous ?

Nous recueillons et traitons les coordonnées et autres informations nécessaires à la réalisation de nos activités ainsi qu’au développement et au maintien de nos relations commerciales et contractuelles sur le marché B2B.

Les informations personnelles que nous traitons concernent essentiellement les employés, candidats, clients, fournisseurs, vendeurs, parties prenantes, journalistes, intermédiaires, banques et institutions financières et/ou proviennent des administrations et des autorités.

De manière générale, nous ne recueillons et ne traitons pas de données concernant votre vie privée.

3. Comment collectons-nous vos données à caractère personnel ?

Dans la majorité des cas, nous recueillons vos données à caractère personnel directement auprès des représentants de nos partenaires commerciaux, notamment :

• Via des cartes de visite et courriers électroniques
• Via des invitations, conférences et évènements
• Via des formulaires de candidature, demandes de renseignements, demandes de devis et propositions soumises
• À travers des bons de commande, factures et notes de crédit
• Via nos portails en ligne, où les visiteurs posent des questions, suivent nos blogs, laissent des messages, s’abonnent à nos newsletters ou postulent à des emplois, et via l’utilisation de cookies
• Via des CV et candidatures

Le cas échéant et  avec  votre  consentement,  nous  utilisons  également  des  cookies  sur  notre  site Internet pour recueillir des données sur votre façon d’y accéder et de l’utiliser (ci-après, les
« Informations de l’utilisateur »). Ces informations de l’utilisateur peuvent notamment inclure : le type de navigateur utilisé, le système d’exploitation, la page parcourue, la durée d’utilisation, les pages précédemment consultées, la ville et le pays où vous vous trouvez, et d’autres identifiants automatiques uniques (ci-après, « l’identifiant du périphérique ») concernant l’ordinateur, l’appareil mobile, la technologie ou tout autre dispositif (regroupés ci-après sous le terme « périphérique ») utilisé pour accéder à notre site Internet. L’identifiant du périphérique est un numéro automatiquement attribué à votre périphérique lorsque vous accédez à notre site Internet ou à ses serveurs et qui permet à nos ordinateurs de l’identifier. Notre site Internet utilise des cookies, un dispositif technologique qui lui sert à recueillir les Informations de l’utilisateur, notamment l’identifiant du périphérique. Notre politique en matière de cookies, disponible ici, décrit l’utilisation que Valeo fait de ces derniers.

Lorsque nous devons faire preuve de diligence raisonnable dans le cadre d’un processus de sélection, nous veillons à obtenir les données nécessaires auprès de tiers spécialisés et de sources légales. Nos pratiques de diligence raisonnable n’entraînent jamais de décisions automatisées.

Les données que nous recevons par l’intermédiaire du système d'alerte de Valeo sont accessibles à nos employés et parties prenantes. Ce système est régi par les procédures d'alerte de Valeo. Le nom du lanceur d’alerte ainsi que ceux des personnes mentionnées ou faisant l’objet du signalement sont considérés comme des informations hautement confidentielles. Celles-ci sont conservées sur un serveur interne totalement indépendant et sont communiquées uniquement aux personnes qui en ont besoin, après signature d’un accord de confidentialité. Les conclusions des enquêtes sont traitées avec le même degré de prudence.

Enfin, il arrive que nous recueillions des données dans le cadre des tests et essais de nos produits lors des phases de leur développement.

4. Qui reçoit vos données à caractère personnel ?

La plupart des données à caractère personnel sont traitées et gérées par le personnel de Valeo dans votre pays ou dans tout autre pays où Valeo est présente. Toutes les entités de Valeo sont tenues de respecter son programme détaillé en matière de protection des données, indépendamment de leur situation géographique. Certains employés, comme ceux du service des RH ou les auditeurs et enquêteurs internes, ont une formation spéciale et savent que certaines données sont particulièrement sensibles.

Lorsque Valeo fait appel à des sous-traitants ou à des sous-traitants de données, ces derniers sont tenus de respecter les conditions générales qui les concernent. Par ailleurs, leur utilisation des données est limitée à des fins clairement identifiées. Leurs employés doivent également être formés et sont tenus de respecter des accords de confidentialité stricts.
Lorsque Valeo doit transférer des données à caractère personnel en dehors de l’Union européenne, elle prend toutes les mesures de protection nécessaires pour garantir la sécurité des données à caractère personnel des individus.

Valeo n’est pas impliquée dans des transactions ou dans le commerce des données à caractère personnel. Elle ne les vend pas à des tiers. Dans le cas où des noms et numéros de téléphone sont mis à la disposition d’un tiers (par exemple, un organisateur), cet accès est uniquement temporaire. Il est accordé dans un but précis et pour une durée déterminée, le tiers s’engageant à détruire les données à caractère personnel mises à sa disposition à la fin de l’évènement.

5. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel seront conservées par Valeo dans un environnement sécurisé pendant le délai nécessaire à la réalisation des objectifs pour lesquelles elles ont été recueillies, ou pendant le délai de conservation minimum prévu par la loi applicable, notamment en droit civil, pénal et commercial.

6. Comment utilisons-nous vos données à caractère personnel ?

Vos données à caractère personnel peuvent être utilisées aux fins suivantes :

• Apporter des réponses à vos questions ou vous transmettre des informations marketing ou concernant des évènements
• Adresser et gérer des invitations
• Envoyer et traiter des bons de commande, factures et notes de crédit
• Fournir des biens et des services
• Ouvrir et gérer votre compte
• Échanger des informations sur les demandes de renseignements, demandes de devis, propositions, projets, problèmes de qualité ou de maintenance, etc.
• S’acquitter d’obligations juridiques (p. ex. : prévention de la fraude, diligence raisonnable  en matière de lutte contre la corruption, sanctions économiques, vérifications d’antécédents...)
• Satisfaire aux exigences des audits internes
• Réaliser des enquêtes et des sondages
• Tester des produits en cours de développement, comme détaillé ci-après

Lorsque vous consultez notre site Internet, vos données à caractère personnel peuvent être utilisées aux fins suivantes :

• Envoyer des alertes par courrier électronique pour vous transmettre des informations sur ValeoTo send a newsletter about recent events in Valeo
• Envoyer des newsletters sur l’actualité récente de Valeo
• Traiter les questions, commentaires et autres requêtes que vous souhaitez nous transmettre par l’intermédiaire de notre site Internet
• Partager certains contenus de notre site Internet sur des réseaux sociaux
• Dans des buts marketing et commerciaux, notamment pour vous transmettre des informations sur les produits de Valeo
• Dans des buts techniques, dans le cadre de notre service dédié d’assistance technique
• Dans le cadre de l’administration et de la gestion technique de notre site Internet, de ses fonctionnalités et des services qu’il propose
• Mesurer l’audience du site Internet et obtenir des informations sur l’activité des visiteurs

Lorsque Valeo, en tant qu’entreprise technologique du secteur de l’automobile réalisant d’importants investissements dans le domaine de la recherche et du développement, doit concevoir et tester des produits, des technologies ou des applications en conditions réelles, il est possible que vous soyez impliqué et que vos données soient utilisées dans le cadre de nos recherches, analyses et/ou vérifications :

• Par exemple, des caméras peuvent filmer l’attitude et le comportement des piétons et des autres conducteurs dans la rue afin de réaliser des analyses et de développer des détecteurs pour les nouveaux véhicules devant être vendus par des constructeurs. De la même façon, les réactions des conducteurs et des passagers des voitures peuvent être étudiées au cours des phases de test, mais ces informations ne seront jamais directement reliées à vous en tant qu’individu. Leur utilisation ne fera pas de vous une personne concernée, mais permettra simplement d’établir des statistiques visant à développer des produits adaptés au plus grand nombre d’utilisateurs
• Valeo a mis en place un protocole spécifique pour gérer le recueil de ces données, leur transfert, leur utilisation, les mesures de confidentialité et de sécurité associées, etc. Ce protocole s’applique à toutes les personnes participant aux phases de test des véhicules

Ce que nous ne faisons normalement pas : De manière générale, nous n’utilisons pas d’outils de profilage ou de prise de décision automatisée.

7. Quel est le cadre juridique qui nous permet de traiter vos données à caractère personnel ?

De manière générale, le recueil et le traitement de vos données à caractère personnel a pour but d’entretenir nos relations commerciales et contractuelles. Parfois, vos données nous servent également à remplir nos obligations juridiques, comme l’émission de factures, par exemple.

Le traitement de vos données à caractère personnel relève également de notre intérêt légitime, notamment pour développer des relations commerciales avec de nouveaux clients, assurer la promotion de nos dernières offres et produits technologiques récents, garantir la conformité avec les réglementations internationales (contrôle des exportations, lutte contre la corruption...) en choisissant nos agents et intermédiaires avec soin, et pour évaluer la fiabilité de nos produits en conditions réelles afin de respecter nos obligations en matière de sécurité des produits.

Enfin, nous obtenons le consentement des personnes concernées avec qui nous interagissons, en particulier les visiteurs de notre site Internet. La section 10 vous explique comment gérer et retirer votre consentement.

8. Comment partageons-nous vos données à caractère personnel ?

Valeo est une entreprise multinationale et agit comme telle. Par conséquent, certaines données peuvent être partagées entre plusieurs entreprises du groupe Valeo à des fins de traitement. Ces données sont soumises au Programme de conformité de Valeo en matière de protection des données et seront traitées avec le même niveau de soin et d’attention à travers l’ensemble de l’organisation.

Lorsque Valeo doit sous-traiter des données auprès d’un fournisseur tiers, le sous-traitant est soigneusement choisi. Par ailleurs, des accords relatifs au traitement des données ainsi que des clauses contractuelles relatives à leurs transferts à l’international sont dûment signés, conformément aux réglementations internationales en la matière.

9. Comment assurons-nous la sécurité de vos données à caractère personnel ?

Nous nous efforçons de protéger la sécurité, la confidentialité et l’intégrité de vos données.

Notre Programme mondial de conformité en matière de protection des données comprend des programmes, mesures de contrôle, politiques pertinentes, procédures et lignes directrices qui nous aident à mettre en place et à pérenniser des mesures de sécurité physiques, techniques, culturelles et organisationnelles.

Ce programme regroupe :

• La Politique générale de Valeo en matière de protection des données
• Le Code de conduite des partenaires commerciaux de Valeo, en vertu duquel nos partenaires et fournisseurs s’engagent à traiter les données à caractère personnel comme des informations confidentielles
• Notre Politique en matière de sous-traitance, qui impose aux sous-traitants des clauses contractuelles conformes aux réglementations européennes
• La Politique de Valeo en matière de transferts internationaux de données à caractère personnel, qui prévoit des clauses contractuelles spécifiques et obligatoires en cas de transfert de données en dehors de l’Europe
• La Procédure de signalement des agissements en violation des données de Valeo
• Un protocole d’utilisation des données relatives aux produits à l’essai
• Des accords de confidentialité
• Des programmes de formation obligatoires
• Des outils et méthodologies
• Des audits et contrôles

Ce programme est soutenu par une équipe mondiale pluridisciplinaire.

En outre, les bureaux chargés de la protection des données, de la sécurité des informations et du système d’information collaborent étroitement afin de mettre en place les mesures de sécurité adéquates autour des données à caractère personnel que nous traitons.

Par exemple, nous avons mis en place des mesures et des programmes spécifiques pour :

• Protéger vos données contre toute perte accidentelle
• Empêcher toute utilisation, destruction ou divulgation et tout accès non autorisé(e) à ces dernières
• Garantir la continuité des activités commerciales et les reprises après sinistre
• Limiter l’accès aux informations personnelles
• Réaliser des analyses d’impact sur la vie privée, conformément à la loi et aux politiques de l’entreprise
• Former le personnel permanent et temporaire à la sécurité des données
• Gérer les risques émanant des tiers grâce à des contrats et des évaluations de sécurité

Nous appliquons également les politiques suivantes :

• Politique de Valeo en matière de sécurité interne
• Politique de Valeo en matière de confidentialité des images et médias sociaux
• Politique de Valeo en matière de sécurité des systèmes d’information, applicable aux partenaires externes

Nous attirons votre attention sur le fait que cette liste n’est pas exhaustive.

10. Vos droits en matière de données à caractère personnel

En premier lieu, vous avez le droit de refuser de fournir des informations personnelles à Valeo. Veuillez noter, toutefois, qu’en refusant de fournir certaines données à caractère personnel à Valeo, vous risquez de nous empêcher d’accomplir nos obligations ou de limiter l’utilisation, les fonctionnalités et les services de notre site Internet.

Lorsque les Données proviennent d’enregistrements routiers, le véhicule enregistrant fournit les notifications adéquates aux personnes concernées, ce qui leur permet d’accéder aux avis de confidentialité émis par le groupe Valeo et de mieux comprendre l’objectif du recueil de ces données ainsi que la façon dont elles sont traitées.

Conformément aux dispositions du RGPD, vous pouvez également exercer les droits suivants :

• Accès à vos informations personnelles : vous pouvez demander à accéder aux informations suivantes :
  • Objectif du traitement de vos données à caractère personnel
  • Types de données concernées
  • Le cas échéant, nature des destinataires ou catégories de destinataires recevant vos données, en particulier quand il s’agit de pays tiers ou d’organisations internationales
  • Durée de conservation de vos données (ou critères utilisés pour déterminer cette période)
  • Si vos données seront soumises à des processus de traitement automatisés, notamment de profilage et, le cas échéant, les conséquences logiques et éventuelles que cela peut entraîner
  • Informations sur les mesures de protection appliquées et la source des données (si elles ne proviennent pas directement de la personne concernée) lorsque celles-ci sont transférées dans un pays tiers ou à une organisation internationale
•  Retrait de votre consentement : vous pouvez retirer votre consentement lorsque celui-ci sert de base au traitement de vos données à caractère personnel
• Rectification de vos données à caractère personnel : lorsque des données vous concernant sont inexactes, vous pouvez demander leur rectification ; si elles sont incomplètes, vous pouvez demander à ce qu’elles soient complétées sur la base des informations que vous souhaitez fournir
• Effacement de vos données à caractère personnel, également appelé « droit à l’oubli » : vous pouvez demander l’effacement de vos données dans un délai raisonnable lorsque l’une des conditions suivantes s’applique :
  • Les données ne sont plus nécessaires à la réalisation du but dans lequel elles ont été recueillies
  • Vous avez retiré votre consentement et le traitement de vos données n’est juridiquement plus possible
  • La personne concernée s’oppose au traitement de ses données
  • Les données ont fait l’objet d’un traitement illicite
  Restriction du traitement de vos données à caractère personnel : vous pouvez exercer votre droit à restreindre le traitement de vos données dans l’une des circonstances suivantes :
  • Vous contestez l’exactitude de ces données
  • Vous avez besoin de ces données dans le cadre d’un litige
• Refus des décisions automatisées : vous pouvez refuser d’être soumis à un processusde prise de décision automatisée lorsque ladite décision entraîne des conséquences importantes à votre égard : vous pouvez exiger une intervention humaine
• Portabilité de vos données à caractère personnel : vous pouvez demander à ce que vos données vous soient fournies dans un « format structuré, couramment utilisé et lisible par machine » et les transférer à une autre partie (p. ex. : un prestataire de service) ; ce cas de figure concerne les données traitées sur la base de votre consentement par une méthode automatisée ; lorsque c’est possible, vous pouvez également demander à ce que vos données soient transférées directement de nos systèmes à ceux d’un autre prestataire
• Dépôt d’une plainte auprès de l’organisme public chargé de la protection des données : vous pouvez déposer plainte auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL), de la déléguée à la protection des données de Valeo, ou de l’agence nationale chargée de la protection des données dans votre pays

Vous pouvez également exercer votre droit d’opposition et vous désabonner de nos newsletters grâce au lien prévu à cet effet en bas de chacune d’elles.

Si vous avez un motif légitime, vous pouvez exercer ce droit en envoyant un courrier postal à l’adresse notre siège ou un courrier électronique à l’adresse suivante : dpo.external@valeo.com

Afin de pouvoir exercer ces droits, vous devrez fournir une pièce d’identité ainsi que les éventuelles informations nécessaires au traitement de votre demande.

Nous attirons votre attention sur le fait que toutes les demandes ne sont pas légitimes et qu’il est possible que certaines soient refusées.

11. Comment nous contacter ?

Pour déposer une plainte ou en cas de questions ou d’inquiétudes relatives à la protection des données ou à vos informations personnelles, veuillez contacter la déléguée à la protection des données de Valeo à l’adresse suivante : dpo.external@valeo.com.

12. Mise à jour de l’avis de confidentialité

Valeo se réserve le droit de modifier la présente politique à tout moment.

En cas de changement important, vous recevrez une notification de mise à jour indiquant la date de cette dernière.